EğitimKKP/ERP

Kurumsal Kaynak Planlaması ve SWOT Analizi

Bireyler veya işletme sahipleri ülkemizde başarıya ulaşmalarındaki temel noktayı “inanmak” olarak tarif ederler. Konuyu derinleştirdiğimizde ise “nasip” diye genelleştirirler. Gelişmiş ülkelere baktığımızda ise önce inanç sonrada “kararlı” bir şekilde yol haritası veya planlamanın geldiğini söylerler. “Kervan yolda dizilir” anlayışı planlama yapmaktan ziyade yolda karşılaşılacak esnekliğe göre hareket ederiz yaklaşımıdır. Halbuki gelişmiş bakış açısında “Plansız bir hedef sadece bir niyettir”. İşte biz bu iki bakış açısını birleştirebilsek çok daha hızlı yol alabiliriz. Yani önceden hedefi planlamak ve yeni oluşan şartlara göre esneklik göstermek atacağımız adımları daha güçlendirecektir.  

Burada Kararlılık, kaynaklarını hedefiniz yönünde en iyi şekilde kullanılması olarak tanımlayabiliriz.  Eğer ki hedefe ulaşmak istiyorsanız kaynakları o yönde kullanacak veya kaynakları kullanım ölçünüze göre ilgili hedefe o ölçüde yaklaşmanız mümkün olacaktır. İşte Kurumsal Kaynak Planlamasında bahsi geçen “KAYNAK” planlaması bu açıdan önem taşır.  

İnanmak” çok güçlü bir duygudur. Zayıf yönü ise inandığımız bir çok şeyi reel olarak değerlendirmeden uzak kalmaktır. Bu kapsamda başarısına inandığımız hedef için duygularımız yol göstermemeli yanına kontrol, analiz etme ve yeniden düzenleyebilme imkanlarını konmalıdır.

Bilimsel açıdan belirlediğimiz hedefe analiz etmek ve uygulama adımlarını planlamak oldukça önemlidir. Aslında analiz yola çıkmadan yapacağınız işin veya konunun çalışmalarını önceden değerlendirme ve ona göre önlem alabilmektir. Bu analiz yöntemlerinden biri SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) analizi veya Türkçesi ile GZFT‘ dir (Güçlü, Zayıf, Fırsat, Tehdit).  SWOT analizi bizlere konunun pozitif ve negatif yanlarını kontrol ederek ona göre önlem almamızı kolaylaştırır. Ayrıca konuya kurumun içinde ve dışından bakarak daha gerçekçi değerlendirmeler yapmak mümkündür.

SWOT analizinde hedefimiz güçlü yanlarımızı artırmak veya korumak olmalı. Eğer fırsatları doğru değerlendirip ilgili konuya katkı vermesini sağlarsak daha değerli olur. Zayıf taraflarımızı azaltmakta gücümüzü daha iyi kullanmamızı sağlarken, tehditleri elimine etmek daha aktif çalışmalara katkı verecektir.

SWOT analizi yapmak çok kolaydır. Ancak analizi yorumlamak uzmanlık gerektirebilir, yorumlar ve hedef buna göre adımlanmalı. Yani tecrübe, gerçek bakış, soğukkanlılık, moral ve motivasyon kısmı analizi değerlendirme ve uygulanmasına önemli bir destek oluşturur.

SWOT analizimizi yaparken dört bakış açısı yakalanabilir. Fırsat ve güçlü yanları, fırsat ve zayıf noktaları, tehditler ile üstün yanları, tehditler ile zayıf noktaları ortak değerlendirebilmeliyiz. İşte bu analizleri ERP Mentorunuz ile yapabilirsiniz. Bu çalışmalar işlerinizi kolaylaştıracak mevcut durumun analizini çıkarabileceksiniz. Ayrıca gelecekte önünüze çıkacak olan sorunları görerek gelecekteki beklenti ve değerlendirmeleri yapabiliriz. Bu ilk SWOT analizini daha sonra belli dönemlerde yenilenmeli ve sürecin nasıl geliştiği gözlerken Kurumsal Kaynak Planlaması sürecinin akış arşivini   oluşturabilirsiniz.

SWOT analizinde bir önemli noktada zayıf yönlerin nasıl güçlendirileceğidir. Bunu eylem adımlarına dökerek her bir adımın etkinlik değerlerini ölçebiliriz. KKP örneğimize göre bunlar adımın uygulamadaki kolaylığı, süresi, maliyeti, projeye etkisi gibi kriterleri ile değerlendirebiliriz. Bu değerler toplanarak her bir adımın puanı hesaplanır ve ona göre proje adımları gerçekçi bir şekilde değerlendirilebilmiş olur.

Örneğin Kurumsal Kaynak Planlamasına geçmek isteyen bir yönetici veya firma sahibinin yapması gereken SWOT analizi şöyle oluşturulabilir. Kurumsal Kaynak Planlaması Kültürüne geçişin güçlü yanlarından biri bilgi akışını sağlaması ve kontrol edebilme özelliğidir. Ancak zayıf yönlerinden biride bu geçiş sırasında personelin isteksizliği, korkuları veya iş yoğunluğu söylenebilir. Önümüze bir fırsat olarak Tedarikçilerimizi daha yönetilebilir kılmayı öngörebiliriz. Elbette bu çalışmaları yaparken ortaya konulacak teknolojik yatırım  ve yenileme maliyetleri firmanın finansal gücünü tehdit eden bir unsur olarak değerlendirilebilmektedir. Özetle KKP’ na geçişteki bütün Güçlü, Zayıf, Fırsat ve Tehditleri yazmamız gerekiyor. Analizleri şöyle ifade edebiliriz. SO(GF): Bilgi akışının kontrol edilmesi ve Tedarikçi yönetimini etkin tutarak doğru zamanda doğru ürünleri istenilen maliyetler ile alınacaktır. SW(GZ): Bilgi akışının kontrolü sırasında ortaya çıkan yoğun işgücü ve fazla mesai çalışanlarda motivasyon düşüklüğüne, isteksizliğe hatta işten ayrılmalara neden olabilecektir. Buna karşı dönemlik ödüllendirme, personel ile yakın ilgi gibi önlemleri almak gerekecektir. OT(FT): Tedarikçilerin kontrolü sırasında oluşturduğumuz teknolojik alt yapıyı en iyi düzeyde tutmak için gerekli bakım maliyetlerine katlanmak gerekecektir. WT(ZT): Personellerimizdeki isteksizlik, yorgunluk ve işten ayrılmalar bizlere fazla mesai veya bazı teknolojik yatırımları yapmamızı ortaya koyabilecektir.

Yukarıdaki örneğimizde açıkladığımız kriterleri içsel ve dışsal olarak değerlendirmelerde bulunarak atılması gereken adımları planlamak gerekecektir.  Bunun için listeleri oluşturan iş arkadaşlarımız ile beyin fırtınaları yapmanız mümkündür. Bu analizi değerlendirmeyi uzaman bir Mentor eşliğinde yürütmeniz tablonun oluşumunu hızlandıracak ve tabloyu daha iyi okumanızı sağlayacaktır.

SWOT-ERP (GZFT-KKP) olarak tanımladığımız Kurumsal Kaynak Planlamasının analizini yapmak işletmenin 1-0 önde başlamasını sağlayacak çok değerli bir adımdır. Bu adımların “yol haritasını” çizmek bir sonraki aşamadır. Yol haritası oluşmadan yola çıkmayın, yani firma görüşmelerine hemen başlamayın. Sonraki yazımda bu yol haritasını sizlere aktarmaya devam edeceğim. O zaman kadar Stratejik öneme sahip Kurumsal Kaynak Planlamasına geçiş için beyin fırtınasını yapmaya başlamanızı öneririm.

Niyet etmeyin, uygulayın…

Saygılarımla,

Kenan Berkdemir

 

http://www.erpcommittee.org/kbh_2016.pdf Kurumsal Başarı Hikayeleri 2016 Dergimizdeki yazım. 

 

 

Bir Cevap Yazın